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先日、同業者の集まる会合で、労働基準監督署の調査で賃金台帳を用意するように言われたが、その際、対応に困ったという話を聞いた。そこで、社労士に賃金台帳の備え付けの義務について確認することとした。

　先日、同業者の集まる会合に参加した際、労働基準監督署の調査対応で資料を準備していたが、賃金台帳をどのように準備すればよいか分からず、当日大変だったという話を聞きました。

　そうでしたか。多くの会社で、業務の効率化やデジタル化を進める中で、様々なアプリやシステムが開発され、利用も進んでいます。おそらく、その方はいざ準備しようとしたところ、どうすれば適切な形式で出力（印刷）できるのか分からず、慌てたということではないでしょうか。

　はい、そのような話でした。当社も給与計算システムを導入しており、その中にデータで保存されているのですが、どのようなことに注意すればよいのでしょうか？

　そもそも、この賃金台帳については労働基準法第108条に定めがありますが、これに関する通達（平成7年3月10日基収94号）が発出されています。そのポイントは以下の2点です。

1. 賃金台帳に法定記載事項を具備し、かつ、各事業場ごとにそれぞれ賃金台帳を画面に表示し、及び印字するための装置を備えつける等の措置が講じられていること。
2. 労働基準監督官の臨検時等労働者名簿、賃金台帳の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ、写しを提出し得るシステムとなっていること。

　給与計算システムにデータとして保存する場合も条件があるということですね。

　その通りです。まず、1点目では、各事業場で賃金台帳の写しを出力（印刷）できる給与計算システムとなっていることが求められています。「事業場」が単位となっていますので、例えば工場長や支店長など管理責任者を配置して、勤務時間等の管理をしている場合は、「事業場」として取り扱います。

　本社で給与計算をしている場合であっても、工場や支店が「事業場」となることがあり、そこで賃金台帳を備え付けなければならないということですね。

　はい。労働基準監督署の調査で、「賃金台帳は本社で保管している」と回答すると、是正指導を受けることがあります。

　賃金台帳に記載する給与の情報は、誰でも見ていいものではないため、本社以外での保管方法は慎重に考えることにします。

　2点目は、労働基準監督官の臨検時等で、賃金台帳の閲覧・提出が必要な場合は、すぐに写しを提出できることが求められています。

　印刷ですか。当社も数年前に給与計算システムを変更しましたが、労働基準監督署の調査が無かったこともあり、保管用として賃金台帳を印刷していません。

　となると、すぐに、必要な記載事項が掲載される賃金台帳が、印刷されるようになっているかを確認しておいた方がよいですね。

　そうですね。労働基準監督署の調査は、予告なく行われることもあります。いざ、突然の調査となったときには、どうしても慌ててしまいますので、印刷できるのか試しておかれるとよいでしょう。

　わかりました。一度、確認してみます。

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　今回は、賃金台帳の備え付け義務についてとり上げましたが、保存期間・管理について補足します。
　賃金台帳の保存期間は、5年となっていますが、当面の間3年とされています。また起算日については、最後の記入日からとなっています。賃金台帳を書面で保存している場合は、保存期間を過ぎたものは破棄することになりますが、給与計算システムの場合は保存期間経過後にデータをそのまま保存するのか、破棄するのかのルールを明確にしておくと良いでしょう。

■参考リンク
厚生労働省「賃金台帳をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。」
厚生労働省「労働基準法の一部を改正する法律について」

※文書作成日時点での法令に基づく内容となっております。